Ce qui va changer dans les logiciels 8sens en 2018

La mise en conformité des logiciels 8sens à la nouvelle législation fiscale va impacter le fonctionnement des logiciels 8sens de gestion commerciale (GES), de comptabilité (CTA) et de caisse (TPV).

Voici la liste des principaux changements.

Les nouveaux logiciels et systèmes de caisse 8sens seront certifiés et rempliront les 4 critères obligatoires : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.

Ils répondent aux exigences fiscales sur le FEC (Fichier des Ecritures Comptables), exigé en cas de contrôle, le CFCI (Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées), la PAF (Piste d’Audit Fiable) et l’article 88 de la loi de Finances 2016.

La certification ne sera prise en compte qu’à partir de l’installation de la première version certifiée de 8sens. Toutes les factures de vente, caisses, règlements et écritures effectués avant la date d’installation seront marqués comme « non certifié ».

En Gestion Commerciale (GES)

la fiche établissement
  • Vous allez devoir remplir les zones obligatoires à faire figurer sur le modèle d’impression de la facture, même si vous avez des préimprimés.
  • Allez voir la FAQ pour connaitre le détail des zones.
les factures de vente
  • Une facture sera tout d’abord un document provisoire.
  • Tant qu’elle restera provisoire, vous pourrez encore la modifier et la supprimer.
    A l’impression, elle portera la mention « Provisoire » et ne s’appellera pas « Facture ». Elle ne pourra servir à votre client de pièce justificative de son achat.
  • Pour devenir une véritable facture, le document provisoire devra être validé.
  • Le document prendra alors un numéro de facture selon la dernière facture de la même racine précédemment validée, chronologiquement parlant, sans tenir compte de la date de la facture.
  • Dès lors qu’elle sera validée, la facture enverra les écritures en comptabilité, elle ne pourra plus être modifiée ni supprimée. Les écritures associées seront validées et non modifiables.
  • La facture sera chaînée et signée selon le protocole RSA à la validation.
  • Une facture validée ne pourra être imprimée qu’une seule fois et un pdf sera stocké pour matérialiser l’impression et figer le document.
    Quand on imprimera à nouveau une facture, l’impression portera la mention « duplicata ».
  • Le seul moyen d’annuler une facture sera de faire une facture d’avoir.
  • Si les mentions légales obligatoires ne figurent pas sur le modèle d’impression, une alerte vous demandera de modifier le modèle ou d’attester sur l’honneur que vous disposez d’un préimprimé.
  • Une facture antérieure à la date d’installation de la version 8sens certifiée ne sera pas signée.
Les règlements
  • Vous pourrez régler uniquement les factures validées.
  • Le règlement sera déversé directement en comptabilité et les écritures validées.
  • Toute modification sur les échéances de la facture déclenchera une annulation de l’échéance sélectionnée et la création d’une nouvelle échéance.
  • Cette modification va aller créer une OD en comptabilité qui sera également validée.
Archivage
  • Il est désormais obligatoire de conserver 6 ans au moins les pièces servant à démontrer la Piste d’audit fiable et justifiant les factures effectuées.
  • 8sens conserve tous les liens entre les devis, commandes, bons de livraison et la facture (ou avoir) finale.
  • Vous ne pourrez plus supprimer les pièces justificatives, même si elles sont archivées
  • A la cloture de l’exercice, vous aurez la possibilité de générer une archive fiscale au format texte de toutes vos données.
  • Cette archive sera zippée.
  • Il vous appartient de prendre vos dispositions pour conserver cette archive sur un support inaltérable dans un endroit sécurisé pour la présenter en cas de contrôle fiscal.
Importations et spécifiques
  • Les factures importées d’autres systèmes ou de sites internet ne pourront pas être certifiées.
  • Les spécifiques ne pourront pas modifier les factures validées, les règlements et les écritures validées. Aucune suppression ne sera possible sur les tables 8sens signées.

 

En Comptabilité (CTA)

  • Il ne sera plus possible d’ouvrir un nouvel exercice si plus de deux exercices antérieurs sont encore ouverts.
  • A la fermeture de l’exercice, 8sens génèrera le fichier FEC et sauvegardera la base de données avant clôture (à charge à l’utilisateur d’archiver cette sauvegarde dans un espace sécurisé).  Les écritures seront alors signées dans l’ordre du FEC.
  • Le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) pourra être regénéré pour transmission à l’administration fiscale en cas de Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées (CFCI).
  • La permanence du chemin de révision sert à passer du papier à l’informatique et réciproquement : Il convient donc de noter le numéro de la séquence comptable (disponible dans la fiche facture pour les ventes et les achats ou dans la saisie d’écriture) sur la facture imprimée et éventuellement la référence de la facture (achat ou vente) dans la pièce, la référence ou le libellé de l’écriture.
  • Vous pouvez aussi accrocher tout justificatif en pièce-jointe de l’écriture comptable.
  • Les échéances des factures saisies en gestion sont reliées directement  à leur écriture comptable, ainsi qu’à la séquence de règlement correspondante.

En Terminal point de vente (TPV)

  • Un ticket sera traité comme une facture : le ticket est au départ provisoire  et est validé lors de la demande de « fin de ticket ».
  • Toute modification d’un règlement de ticket sera tracé par une annulation.
  • Aucune modification du ticket ne sera possible après validation.
  • Le ticket validé aura valeur de facture puis sera signé et chainé avec le précédent ticket dès la validation.
  • La réimpression d’un ticket ne pourra se faire que sous la forme d’un duplicata numéroté.
  • Le duplicata sera également signé.
  • 8sens comptabilisera chaque ticket dans « les grands totaux » signés : par Jour ou période, Mois et Perpétuel, par caisse et établissement déporté.
  • Les factures et caisses provisoires des établissements déportés ne seront pas synchronisées.
  • Les entrées et sorties de caisse, les règlements de facture ou d’acompte sur commande ne seront plus considérés comme des tickets et auront des numéros différents.

Interventions spéciales

  • Si le support technique doit intervenir sur votre base, toutes ses actions seront tracées et signées dans un journal d’évènements.
  • Toutes les requêtes passées dans l’administration des bases seront également datées et signées dans ce journal.
  • Toute tentative de modification ou suppression d’un enregistrement signé sera consignée dans ce journal.
  • Vous êtes tenus d’installer la même version des programmes sur tous les postes.

Délivrance de l’attestation de conformité

  • L’attestation sera délivrée par chaque programme concerné.
  • Cette attestation comporte une date de mise en service de la version certifiée au sein de la base à laquelle vous êtes connecté.
  • Vous devrez renseigner les informations obligatoires de la fiche établissement puis imprimer et signer l’attestation avant de l’envoyer ou la donner à l’administration fiscale.

Les informations à renseigner seront les suivantes:

  • Les Nom et références de l’entreprise :
    • Pour un entrepreneur individuel : le Nom et prénom, suivi éventuellement du nom commercial.
    • Pour une société : la dénomination sociale
    • Le numéro Siren ou Siret
    • Le numéro RCS, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
    • Pour un artisan : le numéro au Répertoire des Métiers et le numéro du département d’immatriculation.
  • L’adresse du siège social (et non de l’établissement)
  • Pour une société, la mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et le montant du capital social.
  • Le nom et le prénom du représentant légal signataire

8sens est à vos côtés lors de cette transition

  • Nous suivons de près tous les communiqués du gouvernement sur ces questions.
  • Notre support est formé, il a participé aux tests de la version certifiée qui arrive.
  • Le code source de nos programmes est enregistré à l’APP (Agence de Protection des Programmes)
  • 8sens, le programme que vous avez choisi, est basé sur SQLAnywhere17, une base de données fiable qui nous permet d’utiliser un chiffrement RSA des signatures demandées par l’administration.
  • Nous respectons depuis longtemps la Piste d’Audit Fiable dans nos programmes en conservant le maximum de liens entre les pièces et avec la comptabilité.
  • Rien n’a changé dans l’interface, juste quelques boutons en plus.
  • Nous avons simplement durci le mode de facturation, les tickets et les écritures comptables. Vous vous y adapterez très vite !

Références :