Certification obligatoire en 2018 : questions fréquentes

La nouvelle législation fiscale fait obligation aux entreprises d’utiliser des logiciels certifiés conformes aux nouvelles dispositions de lutte contre la fraude à la TVA pour l’enregistrement des règlements clients.

article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016

Ces logiciels doivent répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale

Cette obligation prend effet au 1er janvier 2018 et concerne les logiciels de facturation (Gestion commerciale GES) et logiciels de caisse (Terminal Point de Vente TPV). La comptabilité (CTA) sert également à enregistrer des règlements clients et rentre donc dans le champ d’application de la loi.

Voici les réponses aux principales questions que se posent les utilisateurs de 8sens.

Les logiciels 8sens seront-ils certifiés ?

Bien sûr, une version 6 de 8sens est en test actuellement et sera bientôt disponible pour satisfaire aux nouvelles obligations fiscales.

Les logiciels de gestion, comptabilité et systèmes de caisse 8sens v6 seront certifiés par une attestation individuelle de l’éditeur qui a la même valeur que la certification d’un organisme accrédité vis à vis de l’administration fiscale. Ils rempliront les 4 conditions demandées : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.

La mise à jour de 8sens en v6 sera obligatoire pour les entreprises concernées et permettra d’éditer l’attestation.

Toute nouvelle version majeure des logiciels de 8sens sera accompagnée d’une attestation correspondante.

En outre, 8sens, en sa qualité d’éditeur de logiciels de gestion, comptabilité et systèmes de caisse, pourra répondre à toute demande de l’administration fiscale concernant la documentation technique (cartographie des logiciels, traitements, base de données, codes).

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises en France métropolitaine assujetties à la TVA sont concernées par l’obligation d’utiliser des logiciels certifiés dès lors qu’elles enregistrent des règlements clients.

Les entreprises utilisant des systèmes de caisse sont particulièrement visées car l’encaissement est immédiat.

Les départements de la Guadeloupe, de la Martinique et de la Réunion sont concernés.

Les départements de Mayotte et de la Guyane sont exonérés de TVA et ne sont pas concernés.

Expliquez moi les 4 conditions obligatoires  ?

Inaltérabilité : toutes les données permettant un encaissement doivent être enregistrées et non modifiables. La facture par exemple, une fois validée, ne peut plus être modifiée, de même que les écritures comptables associées. Il faudra faire un avoir et recommencer. Si vous avez fait une erreur lors du règlement d’un ticket, 8sens va créer une ligne négative pour l’annuler et garder une trace de votre modification.

Sécurisation : les données (factures, règlements, tickets..) rendues inaltérables sont également cryptées grâce à une signature RSA. Pour garantir la chronologie des factures et des tickets, les signatures sont chainées. Aucun ajout ou modification ou suppression ne peut se faire sans que cela rompe le chainage. 8sens fournit sur demande à l’administration fiscale un programme permettant la vérification des signatures.

Conservation : la clôture par exercice de la gestion et de la comptabilité est obligatoire. Les documents concourant à l’établissement des factures et des règlements doivent être conservés 6 ans. Les devis, commandes, bons de livraison, avoirs, même archivés, ne seront donc plus supprimables. Pour les systèmes de caisse, une clôture quotidienne est conseillée (la caisse doit être clôturée au minimum à la fin du mois). Des grands totaux par caisse, périodiques, mensuels et perpétuels sont conservés et cryptés.

Archivage : le logiciel doit permettre de générer une archive au format texte d’un exercice clôt, afin que l’administration fiscale puisse y accéder facilement en cas de contrôle. A charge de l’utilisateur de transférer cette archive sur un support permanent dans un endroit sécurisé. 8sens vous propose de faire une sauvegarde zippée de la base de données et aussi l’export en texte.

Que puis-je faire pour me préparer à l’avance ?

1) Vérifier que vos modèles de pièces client respectent bien les mentions légales obligatoires à l’impression (certaines de ces mentions ne sont pas disponibles en v4, vous devez être en v5) :

  • nom et adresse du client
  • numéro de TVA du client si c’est un professionnel (pour le moment facultatif en France si il n’y a pas d’autoliquidation)
  • date de la vente ou de la prestation de service
  • numéro de facture selon une séquence chronologique continue
  • quantité et dénomination précise des produits ou services
  • prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties
  • taux de TVA applicable à la ligne
  • total HT et total TTC
  • montant total de TVA par taux
  • date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard
  • conditions d’escompte, montant d’escompte et remise pied
  • le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros
  • les artisans, les commerçants inscrits au RCS et les micro-entrepreneurs, doivent mentionner sur leurs devis et factures l’assurance souscrite au titre de leur activité lorsque celle-ci est obligatoire, ainsi que les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat
  • nom et prénom ou raison sociale du vendeur, SIRET ou SIREN, RCS et ville , RM et département pour un artisan, adresse du siège social, forme juridique et capital social, numéro de TVA, les mentions spécifiques au métier

8sens dispose d’un nouveau service pour vous aider à mettre vos modèles de facture en conformité. N’hésitez pas à vous rapprocher du service commercial ou faire une demande sur modeles@8sens.com.

2) Vérifier que vos ordinateurs seront compatibles :

Configuration minimale :

  • Poste client : Mac OSX 10.9.5 ou Windows 7 (64 bits)
  • Serveur : Mac OSX 10.9.5 ou Windows 7 (64 bits) ou Windows Server 2008 R2 (64 bits)

Quand peut-on me demander  l’attestation ?

Le contrôle peut être effectué à tout moment sans en avoir été informé à l’avance. Il est effectué par un agent de l’administration fiscale, ce n’est pas lié à un contrôle fiscal.

Vous avez 30 jours pour envoyer le justificatif de conformité, sinon vous encourez une amende de 7500 euros par logiciel non certifié.

De plus, vous avez l’obligation de vous mettre en conformité dans un délai de 60 jours ensuite, sous peine d’une nouvelle amende de 7500 euros.

Ne produisez surtout pas une fausse attestation ! Vous risquez dans ce cas 45000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement.

Comment obtenir l’attestation ?

L’attestation sera délivrée par le programme, à partir de la version 6.

Vous devrez renseigner les informations obligatoires dans la fiche établissement (raison sociale, SIRET, responsable légal) puis imprimer via la liste des établissements et signer l’attestation avant de la donner lors du contrôle.

Cette attestation comporte une date de mise en service de la version certifiée au sein de la base à laquelle vous êtes connecté.